No mundo dos negócios nem tudo é preto no branco. Ainda mais hoje em que estamos vivendo nos tempos do marketing em que a bola da vez é a experiência do cliente e a interação com ele.

Passamos da fase de sermos empresas engessadas, com estruturas inchadas, com muita burocracia e aquela aparência fria regida apenas por normas e regras. É necessário trazer vida aos negócios. Através dos sonhos, das inovações e criatividade, da felicidade e do bem-estar, nos transformamos em empresas sensoriais.

(Espero estar falando com alguém que já está nessa era, caso contrário, comece agora o seu 5w2h com base nessas ações.)

Também vale trazer aqui que os tempos atuais exigem um dinamismo em que o antiquado não cabe mais. É preciso velocidade para entender as mudanças constantes no mercado, na economia e ainda, com pandemia, para se adaptar de forma estruturada e consistente.

Tais mudanças, muitas vezes exigem uma redução nos processos, menos engessamento das tomadas de decisões para que estas possam ser mais rápidas. Uma diminuição na quantidade de indicadores a serem analisados, pois não há tempo para analisar quatorze indicadores e melhorá-los no curto prazo! Hoje falamos de cinco principais, no máximo.

Essa dinâmica, puxada também pelas empresas inovadoras que acompanhamos diariamente: Nubank, Uber, Netflix e tantas outras que reinventaram a forma como fazemos negócios e consumimos, trouxeram uma nova realidade: precisamos inovar!

Tal necessidade fez-se necessário que organizações frias e pouco criativas, rendessem às formas de trabalho de empresas como google, facebook, trazendo descontração, cores, flexibilidade e relações de trabalho mais harmoniosas para estimular a criatividade em seus funcionários – Hoje precisamos sonhar.

São muitos os chamados: a rapidez, a inovação, o pioneirismo, que torna um desafio continuarmos com as velhas práticas como o hábito de planejar. Antes me era muito comum chegar numa empresa para analisar seu plano de ação, hoje vira e mexe estou falando pela primeira vez sobre 5w2h com algum gestor, o que mostra que algumas ferramentas foram abandonadas nesta nova era.

Sonhe, mas planeje!

É por essas e outras razões que sou adepta do modelo de plano de ação: 5W2H. São apenas 7 perguntas capazes de tirar sonhos de mentes e transformar desejos em realizações:

W= What (O que), Why (Por quê), Where (Onde), When (Quando), Who (Quem).

H= How (Como), How Much (Quanto)

Temos também o 5W3H, em que se acrescenta o How Many (Quantidade).

É muito simples, basta colocar em cada coluna de um Excel essas perguntas e respondê-la. Acho válido cada plano de ação ter um nome fácil para localizá-lo. Um responsável para delegar as atividades que serão executadas, prazos para serem respeitados, pois sem data as coisas são empurradas com a barriga e nada se realiza. E claro, um objetivo.

Esse modelo pode ser usado em qualquer ação de curto e médio prazo. Ações de longo prazo, podem indicar necessidades de melhoria contínua, estudos mais aprofundados de mercado, por exemplo, ou projeções financeiras, um acompanhamento maior das execuções que podem ser necessárias serem corrigidas e neste caso o PDCA terá maior eficácia.

Mas voltando ao objetivo do nosso artigo, o 5W2H serve para tirar ideias do papel, literalmente. É comum as pessoas anotarem grandes ideias em cadernos ou pior, rascunhos, em uma reunião, sair de lá com a missão de dar andamento e elas se perderem no tempo, claro, pela falta de organização e método adequado para isso.

Minha sugestão então é que ao sair de uma reunião, em que uma grande ideia foi sugerida, já saia de lá com a reunião para montar esse plano de ação, marcada. Em um primeiro momento as pessoas demoram a entender a metodologia em que consiste em responder todas as perguntas (as sete ou oito, dependendo do modelo) definindo cada ação que deverá ser feita (O que), lembrando que geralmente sem que for descrever alguma ação deverá estar escrita no infinitivo: Fazer, reunir, criar, desenvolver.

Ao final da reunião, com o plano de ação criado, ficará fácil executá-lo, afinal todas as informações necessárias e o passo-a-passo já estarão definidos, bem como os responsáveis por cada ação, que deverá ser diferente preferencialmente, que o responsável pelo plano de ação citado acima, este deverá fazer o acompanhamento de todas elas.

Não tem muito segredo, é prática. Então bora colocar em ação?